VILMO-OHJELMA



Myyntiyhtiön kokonaisjärjestelmä, jossa kaikki myyntiin ja toimituksiin liittyvät tulot ja kustannukset päätyvät Kateraportilla katsottavaksi. Seuraavassa ohjelman päävalikkojen moduulit ja niiden sisältöselvitykset:

 


ASIAKKAAT

YLLÄPITO



Järjestelmällä öljyalan tuotteita myyvä organisaatio pystyy myymään useiden päämiesten tuotteita. Jokaisen päämiehen loppu-asiakkaat voidaan ryhmitellä useisiin alueisiin ja asiakasryhmiin. Jokaiselle loppuasiakkaalle voidaan valita hinnasto. Hinnastot voidaan perustaa etukäteen ja astuvat voimaan haluttuna päivänä. Hinnoittelu voidaan tehdä tilaus- tai toimituspäivän mukaan. Maksuehdot valittavissa tarpeen mukaan. Luottoraja voidaan merkitä jokaiselle asiakkaalle. Luottotarkistus voidaan tehdä reaaliaikaisesti esim. Suomen Asiakastieto Oy:n kriteerien mukaan. Asiakkaalle meneviin tulosteisiin vaikuttava kielikoodi voidaan valita. Asiakkaalle annettavat alennukset tuotteittain ja sidottavissa alennusryhmään. Volyymialennukset kolmessa ryhmässä. Toimitusosoitteita voi yhdellä asiakkaalla olla lukuisia. Jokaisesta osoitteesta voidaan tarkentaa normaalien yhteystietojen lisäksi kuljetusohjeita ja miten hinta-ilmoitus toimitetaan ko. asiakkaalle. Edellisten toimitusten historiaa päästään katsomaan. Jokaisella toimituspisteellä voi sijaita useita säiliöitä joissa myös tilaustapana Astepäivätilaus, viikkotilaus ja Pinnanmittaus. Pinnanmittauslaitteet sijaitsevat säiliöilla ja lähettävät reaaliaikaista pintatietoa säiliön määristä. Jokaiselle toimituspisteelle generoidaan GPS-koordinaatti, joka tarkentuu auton käydessä ko. kohteessa.

 

ASTEPÄIVÄT

Tilaustietoja voidaan generoida ilman pinnanmittausta myös automaattisesti. Tällöin käytetään hyväksi astepäivälaskentaa, joka arvioi keliolosuhteiden perusteella milloin säiliö pitäisi seuraavan kerran täyttää.

 

     

ASTEPÄIVÄRAPORTTI

Myyjien käyttöön on tehty astepäiväraportti, joka näyttää milloin seuraavan kerran säiliöiden määrät laskevat hälytysrajan alapuolelle ja milloin seuraava täyttö tulee tehdä. Laskenta suoritetaan jokainen yö automaattisesti ja raportti tarkentuu päivittäin.

 

     

MYYNTIHINNAT

Asiakkailla olevien hinnastojen ylläpito tapahtuu Excel-taulukoissa, jotka ajetaan järjestelmään csv-tiedostojen kautta. Jokaisella hinnastolla on voimaanastumispäivä, jonka jälkeen myyntihinta noudattaa hinnastoa. Hinnastot on laadittu kuntahinnan perustalle eli toimitus oletus terminaalilta kyseiseen kuntaan. Myös postinumerotarkkuus voidaan valita. Hinnastoon ajetaan verollisen myyntihinnan lisäksi myös verollinen hankintahinta. Tarkoituksena on myöhemmin estää tappiolla myyminen.

 

     

RAHTIHINNAT

Öljytuotteita myyvä organisaatio voi käyttää toimituksiin useita eri kuljetusliikkeitä. Jokaiselle kuljetusliikkeelle on perustettu kuntakohtainen rahtihinnasto rahdin ja pudotusmaksun osalta. Nuppi- tai yhdistelmätoimituksella on eri hinnasto. Lisäksi perushintaa voidaan tarkentaa päivittäin lisäprosentilla perushinnastoon verrattuna.

 

     

HINTAILMOITUS

Nykyaikaisessa asiakassuhteessa käytetään yhtenä viestitysvälineenä sähköpostia. Järjestelmästä voidaan lähettää hinnanmuutoksen yhteydessä sähköposti halutuille asiakkaille, agenteille ja jälleenmyyjille.

 

     

PINNANVALVONTA

Automaattiset pinnanvalvontalaitteet mittaavat säiliöiden nesteiden pintatietoja ja järjestelmään voidaan päivittää voidaan päivittää uusin pintatieto csv-tiedoston avulla. Todellisuudessa ajojärjestelijän työpöydällä on kaikista säiliöistä yksi avoin tilaus, jonka määrätieto päivittyy. Ajojärjestely voi ottaa käyttöönsä minkä tahansa säiliön määrätiedon ja laittaa toimituksen säiliöön aikaisemminkin. Yleensä näin tehdään silloin, kun tietty kuorma ei tule täyteen muilla tilauksilla.

 

     

TILAUKSET

YLLÄPITO

Öljyn myyjät saavat myyntityöstään provisiota sovitulla tavalla. Jokainen myyjä hallitsee omia asiakkaitaan ja pystyy antamaan alennusta kuitenkin niin, ettei kaupasta synny myyntiyhtiölle tappiota. Kun asiakkaan luottotiedot on tarkistettu kaikki ko. asiakkaalle tehtävät tilaukset menevät suoraan tilaan "Tilattu". Se tarkoittaa sitä, että tilaus menee suoraan ajojärjestelyn työpöydälle. Myyjä saa tehtyä tilauksen vaikka luottotietoja ei ole tarkistettukaan. Tällöin tilaus menee tilaan "Tarjottu". Tällöin tilaus jää odottamaan luotontarkistusta. Myyjä merkitsee tilaukselle myös kuljetusohjeen koskien tätä nimenomaista tilausta. Aiemmin asiakkaan perustamisen yhteydessä annettu kuljetusohje koskee asiakasta yleensä. Tiedot siirtyvät aikanaan rahtikirjaan. Jokaisen toimituspisteen säiliöt näkyvät tilauksen vastaanotossa aina myyjälle ja hän voi kohdistaa tilauksen tarkasti oikeaan säiliöön. Tästä on hyötyä kuljettajille, kun he purkavat öljytuotteen asiakkaan pihalla ja varsinkin öiseen aikaan. Tällöin tuotesekoitusta ei synny ja kalliit vahingot vältetään.

 

AJOJÄRJESTELY

Kuljetusliikkeen kannalta tärkein työväline on järjestelmän ajojärjestelypöytä. Pöydällä ovat riveinä kaikki ne asiakastilaukset, jotka on toimitettava asiakaslupauksen mukaisesti. Asiakas haluaa toimituksen yleensä tiettynä aikana ja sovituilla määrillä. Hyvin usein kuljetusliikkeen kuljetuskate paranee, kun kuljetusliike saa järjesteltyä tilaukset haluamallaan tavalla. Kuorman olisi oltava mahdollisimman täynnä ja polttoöljyjen sekä bensiinien oikeassa osastossa purkupaikkojen mukaan. Jokaiselle tilaukselle generoidaankin GPS-koordinaatti ja tilausten järjestely kuormaan tapahtuukin yleensä kartan ohjaamana. Tilaukset näkyvät kartalla ja ajojärjestelijä saa poimittua ne haluamallaan tavalla kuormaan. Kuormia voidaan tehdä "hyllylle" odottamaan sopivan auton vapautumista. Hyllyllä olevat kuormat voidaan palauttaa ajojärjestelyyn ja laittaa mahdollisimman myöhään oikeaan autoon. Tietyn ajosuunnan tilaukset voidaan ryhmitellä helposti samaan kuormaan. Säiliöiden osastoihin suunnitelluista saadaan lastauskortti auttamaan kuljettajaa lastauksessa ja puruissa. Kuljettaja voi tulostaa lastauskortin autossa myös näyttöön tai paperille. Tavoitteena on auttaa kuljettajaa kaikilla mahdollisilla tavoilla tuottavuuden parantamiseksi kuljetuksissa. Tietenkin autoon järjesteltykin kuorma voidaan palauttaa takaisin ajojärjestelyyn tai vain osa siitä. Joskus purkaminen asiakkaalla ei olekaan mahdollista ja siksi palautukset on pystyttävä tekemään. Kuljetusliikkeen kuljetuskate paranee myös niin, että samaan kuormaan voi järjestellä useiden päämiesten tilauksia. Tällöin saman ajosuunnan pienet tilaukset voidaan toimittaa jo aikaisemmin. Samalla kuljetusliikkeen kate paranee.

 

SEURANTA

Kuljetusliike voi antaa mahdollisuuden omille päämiehilleen ja asiakkailleen seurata tilausten etenemistä. Kun tilaus on kirjattu tilauskantaan se näkyy tilausten seurannassa tilassa "Tilattu". Mikäli tilaus on vielä luottotarkistuksessa sen tilana on "Tarjottu". Kun ajojärjestely on laittanut sen autoon niin se muuttuu tilaan "Järjestelty". Joissakin tapauksissa on järkevää tarkastella tilauksia myös maksuehdon mukaan ja missä autossa ne ovat.

 

     

HYVÄKSYNTÄ

Myyntiyhtiön yksi tärkeimmistä työvaiheista on tilausten hyväksyntä laskutukseen. Hyvin usein myyntiyhtiössä on erillinen talousjärjestelmä, jossa reskontrat ja laskutus ovat. Tästä järjestelmästä tilaukset hyväksytään laskutukseen ja siirtotiedosto on joko csv- tai xml-tiedosto. Talousjärjestelmä kannattaa pitää erillisenä, koska tällöin yrityksen operatiivinen- ja taloushenkilöstö keskittyvät toimimaan parhaimmilla alan ohjelmilla.

 

ERIKOISKÄSITTELY

Erikoiskäsittely -nimi kuvaa tilaustietojen siirtoa tähän järjestelmään ja toimitustietojen siirtoa tästä järjestelmästä. Tällöin päämiehen myyntijärjestelmästä siirretään tilaukset ja toimitustiedot palautetaan päämiehelle. Siirrossa käytetään csv- tai xml-tiedostoja. Erikoiskäsittelyssä on mahdollista uusien asiakasnumeroiden synnyttäminen sekä säiliötietojen kohdistukset.

 

     

TOIMITUSRAPORTTI

Tilausten toimitusten jälkeen kaikki tilaukset näkyvät toimitusraportissa kuormittain. Raportti voidaan ajaa myös Excel-tiedostoksi käytettäväksi missä tahansa yhteydessä.

 

KATERAPORTTI

Myyntiyhtiön johto haluaa usein nähdä todellisten myyntikatteiden kehittymistä erilaisten kampanjoiden ohjaamana. Kateraportti ottaa huomioon koko myynti-toimitus-ketjun tuotot ja kustannukset ja muodostaa kateraportin. Se voidaan ottaa myös myyjä, agentti tai jälleenmyyjä tasolla. Kateraportti on myyntiyhtiön tärkein raportti.

 

     

ALUERAPORTTI

Päämiehen myyntityö on hajautettu useiden toimijoiden kesken. Jotkut toimivat eri osissa maata ja toiset keskittyvät esim. tietyn nimenomaisen asiakasryhmän myyntiin. Alueraportilla saadaan esille alueiden toteutuneet litramäärät, myyntimäärät, katteet, keskikatteet ja maksetut myyntiprovisiot.

 

     

MYYJÄRAPORTTI

Alueiden sisällä saattaa myyntityötä tehdä usea myyjä. Myyjän työtä voidaan tarkastella myyjäraportilla, jossa myös todellinen katetieto.

 

     

TOIMITUSAIKARAPORTTI

Tilaukset on toimitettu asiakkaille useiden kuljetusliikkeiden toimesta. Myyntiyhtiö voi tarkastella kuljetusliikkeiden toimitusaikoja ja verrata niitä toisten vastaaviin aikoihin.

 

     

TOIMITUKSET

LASTAUSKORTIT

Kuljettaja voi tulostaa kirjoittimelle tai auton tietokoneen näytölle ajojärjestelyssä auton säiliöiden osastoihin järjestellyt määrät. Lastauskortti toimii tien päällä myös virallisena dokumenttina viranomaisten tarkastusta varten.

 

RAHTIKIRJAT

Kuljettaja voi tulostaa tuotekohtaisen rahtikirjan joko autossa tai terminaalilla. Myös autoissa joissa ei ole asennettuna kirjoitinta voidaan rahtikirjan tarkka sisältö katsoa PDF-tulosteena.

 

SEURANTA

Toimitusten seurantanäyttö on ajojärjestelijän työkalu. Seurannassa näkyy jokaisen auton parhaillaan ajossa oleva kuorma ja sen vielä toimittamatta olevat tilaukset. Kun kuljettaja on täsmännyt kuorman se siirtyy tilaan "Lopetettu". Tilassa "Jonossa" olevat kuormat odottavat sitä, että kuljettaja on täsmännyt edellisen kuorman, jolloin tämä uusi kuorma siirtyy autoon samalla sekunnilla kun täsmäys on tehty. Kyseinen kuorman tila "Jonossa" on suunniteltu järjestelmään sen vuoksi, jotta kuljettajat tekisivät työtään järjestyksessä.

 

     

TÄSMÄYS

Kuljettajan tehtäviin ja vastuisiin kuuluu kuormien täsmäys, jotta tilauksien laskuttaminen onnistuisi oikeilla litramäärillä toimistolla jopa satojen kilometrien päässä autosta. Täsmäysnäytön kautta kuljettaja voi myös hakea toimitettavaksi ajojärjestelypöydältä uusia tilauksia. Tällainen tarve tulee usein varsinkin yöaikaan, jolloin ajojärjestelijä on lepäämässä. Joskushan kuljettaja ei pääse varsinaiseen toimituspaikkaan ja autoon jää esim. polttoöljyä. Silloin on tarve etsiä matkan varrelta uusi tilaus ja pudottaa öljy sinne. Myös pikatoimitukset tulevat mahdollisiksi matkan aikana, kun pystytään vaihtamaan tilaus toiseksi. Peruttu tilaus palaa ajojärjestelypöydälle myöhempää toimitusaikaa varten. Autossa käyneet tilaukset näkyvät pöydällä punaisina. Eli täsmäyksessä kuljettaja viimeistelee kuorman tilausten tiedot.

 

JÄLKIKÄSITTELY

Kuljetusliikkeillä saattaa joskus olla autopula, jolloin tarvitaan mikä tahansa alihankkijan auto viemään tilaukset. Etenkin alihankkijat, joilla ei ole käytössään tätä järjestelmää eivät saa täsmättyä kuormaa toivotulla tavalla. Tällöin alihankkijalle annetaan rahtikirjat paperilla ja tilausten täsmäys tehdään kuljetusliikkeessä jälkikäsittely-moduuliin. Alihankkija tuo rahtikirjat kuljetusliikkeeseen ja toimiston henkilökunta tallentaa toimitustiedot järjestelmään ja tekee täsmäyksen kuljettajan puolesta. Tässä vaiheessa on tärkeää tallentaa oikeat toimituspäivät mikäli öljy on myyty toimituspäivän hinnalla.

 

     

KORJAUS

Jokainen täsmätty kuorma menee tietokantaan ja korjaus-moduulilla päästään myöhemmin tarkastelemaan kuorman tietoja. Myyntiyhtiö maksaa kuljetusliikkeille rahdin täsmäystietojen perusteella. Siksi korjausmoduuli on tärkeä kuljetusliikkeille.

 

KUORMAEROT

Myyntiyhtiö ostaa päämiehiltä öljytuotteet suurina erinä ja myy ne pienempinä erinä loppuasiakkaille. Kuljetukset tapahtuvat kuljetusliikkeiden toimesta. Myyntiyhtiön pitää valvoa omaa etuaan eli sitä ettei öljytuotetta häviä matkalla. Kuormaero-moduulin avulla päämiesten terminaaleilta lastattua määrä verrataan kuljettajan ilmoittamiin purkumäärään. Eroja seurataan ja eroihin puututaan, kun niihin on aihetta.

 

     

LASKUTUSRAPORTTI

Myyntiyhtiö voi tilittää rahdit kuljetusliikkeille tai kuljetusliikkeet voivat laskuttaa rahdin myyntiyhtiöltä. Molemmissa tapauksissa laskun perusteet saadaan järjestelmän laskutusraportilla.

 

AJORAPORTTI

Autokohtainen ajoraportti näyttää toimitettujen litrojen määrät ja laskee kuljetusliikkeelle maksettavan rahdin määrän. Ajoraportissa on myös kuorman kannattavuuden seurantaan kaksi tunnuslukua: 1) Rahti per ajettu km-määrä ja 2) Rahti per kuljettajan työaika. Näillä kahdella tunnusluvulla pystyy ajojärjestelijä kehittämään omaa taitoaan järjestellä kuormia kannattavasti. Kuljetusliikkeen kuljettajien tarvitsee autossa tallentaa kuorman alkukilometrit ja loppukilometrit.

 

LASTAUSRAPORTTI

Myyntiyhtiön toimistoon tulee lastauksiin liittyviä laskuja päämiesten terminaaleilta. Kuljettajat ilmoittavat autosta myös lastausmäärät ja lastausraportilla verrataan päämiehen ja kuljettajan ilmoittamia määriä kuormakohtaisesti.

 

     

HÄLYTYSALUEET

Autojen tietokoneilla oleva ISMO-ohjelma pystyy hälyttämään erilaisista tiellä tai terminaaleilla havaituista vaaranpaikoista. Hälytysalue-moduulissa vaaranpaikat voidaan sijoittaa kartalle ja lähettää autojen tietokoneille.

 

     

TYÖVUOROT

HYVÄKSYNTÄ

Kuljettajat aloittavat ja lopettavat työvuoronsa. Työpäivän aikana he pysähtyvät eri syistä lastaamaan, kahville, ruokailemaan, omille asioille ja purkamaan. Kaikki nämä tapahtumat heidän on mahdollista itse hyväksyä vuoron lopetuksen jälkeen ja lähettää ne merkinnöillään kuljetusliikkeen palkanlaskentaan. Samalla tulee talletettua viranomaisten vaatimat lepoajat. Kuljettajien ei enää tarvitse pitää paperikirjanpitoa vaan järjestelmä toimii kaikille osapuolille luotettavana "kellokallena".

 

YLLÄPITO

Kuljetusliikkeen toimistossa kuljettajien työvuorot näkyvät ylläpito-moduulissa, jossa tietoja voi vielä muuttaa vastaamaan yhteistä käsitystä. Varsinkin sairaus- ja vapaapäivien merkintä on mahdollista ylläpidossa.

 

KULJETTAJARAPORTTI

Kuljetusliikkeen palkanlaskentaa varten toimisto voi tulostaa pohjaksi järjestelmän kuljettajaraportin. Raportti voidaan ajaa myös Excel-tiedostoon ja sen avulla vaikka suoraan palkanlaskentaohjelmaan.

 

TANKKAUSRAPORTTI

Kuljettajat käyvät tankkaamassa autoa parikin kertaa päivässä. He voivat tallentaa auton ISMO-ohjelmalla tankkausmäärät ja samalla katsoa auton tietokoneelta miten tankkausten väliset kulutukset ovat käyttäytyneet. Tankkausraportti näkyy myös toimistolla.

 

PARAMETRIT

Järjestelmän parametrit ylläpidetään erilaisten tietokantataulujen avulla. Tauluja on seuraaviin asioihin:

 

       
1. Alueet
2. Asiakasryhmät      
3. Autot      
4. Hinnastot      
5. Kalenteri
6. Kunnat      
7. Kuljetusliikkeet      
8. Käyttäjät      
9. Laadut
10. Maksuehdot      
11. Mittauspisteet      
12. Postinumerot
13. Syykoodit
14. Tuotteet      
15. Varastot      

16. Yhtiöt

  17. Käyttäjätunnukset  
  18. Myyjät  
 

19. Paikkakunnat

 
         

ISMO-OHJELMA

Kuljetusliikkeiden autoissa oleva järjestelmä, jolla vastaanotetaan tilaukset, lastataan kuorma terminaalilta, merkitään matkan aikana taukojen selitykset ja puretaan toimitukset asiakkaille. Seuraavassa ohjelman päävalikkojen moduulit ja niiden sisältöselvitykset:

 

KEIKAT

Keikkalistassa näkyvät kaikki kuormaan liittyvät syykoodit. Kun ajojärjestelijä lähettää kuorman autoon syntyy ISMO-ohjelmaan seuraavia syykoodeja:

  1. Alkukilometrit: Auton mittarin kilometrimäärä ja paikka
  2. Lastaukset: Laaduittain lastatut määrät ja paikka
  3. Purut: Laaduittain puretut määrät, täyttöaste ja pudotusten määrä asiakkaan pihalla
  4. Loppukilometrit: Auton mittarin kilometrimäärä ja paikka

Kuljettaja hyväksyy jokaisen syykoodirivin antamalla siihen tarvittavat tiedot.

 

VIESTIT

Ajojärjestelijä ja kuljettaja voivat viestitellä keskenään päivän aikana.

 

HÄLYTYKSET

Kun auto saapuu hälytysalueelle tulee auton tietokoneen näytölle hälytyksen syy. Myös ylinopeushälytys voidaan näyttää kuljettajalle ja opettaa häntä ajamaan sallittujen nopeuksien puitteissa. Äkkijarrutushälytys tallentuu automaattisesti ja näkyy välittömästi toimistolla.

 

TILASTOT

Tämä on kuljettajan trippimittari, josta hän näkee ajetut matkat sekä tietoja miten auton tietokone toimii.

 

KARTTA

Karttaohjelmaa kuljettaja käyttää oman auton paikan näkymiseen kartalla ja asiakaspaikkojen katsomiseen kartalla. Karttaa voi zoomata auton ja asiakaspaikkojen suhteen. Mikäli kuljettaja laittaa seurantaan sekä auton ja purkupaikan niin kartta zoomautuu automaattisesti lähestyttäessä kohdetta.

 

IsmoMap-OHJELMA

Myyntiyhtiö ja kuljetusliikkeet voivat seurata autojen liikkumista reaaliaikaisesti kartalla. IsmoMap-ohjelmassa voidaan myös tarkastella historiassa tapahtuneita asioita. Jokainen autolle määrätty asiakaspaikka, jokainen pysähdys ja purkupaikka purkutietoineen näkyy kartalla. Myyjät voivat katsoa pikatoimitukseen sopivan auton kartalla. IsmoMap -ohjelma voidaan asentaa myös autoihin ja silloin kuljettajat näkevät toisetkin autot matkan aikana.

 


Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa…

 





CAROLIS - Tekniikantie 14, 02150 ESPOO, Innopoli-2, puh. (0400) 982255, E-mail: Vesa Poméll